El pasado 28 de octubre, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó una nueva Orden Ministerial que detalla los requisitos legales que deberán cumplir todos los programas de facturación para cumplir con la Ley Antifraude. Con esta normativa en vigor, las empresas o profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación deberán actualizar los mismos y asegurar que cumplen con los nuevos estándares antes del 1 de julio de 2025
Principales requisitos para la legalidad de los programas de facturación.
Para ser considerados legales y homologados por la Agencia Tributaria, los softwares deben:
- Generar un registro de alta de facturación para cada entrega de bienes o prestación de servicios, antes o al emitir la factura.
- Asegurar la integridad e inalterabilidad de los registros, protegiéndolos de cualquier modificación interna o externa para mantener la exactitud y autenticidad de los datos.
- Garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, permitiendo verificar su secuencia de creación de forma clara y confiable.
- Almacenar todos los registros de facturación generados por el sistema.
- Mantenga un registro de eventos que documente automáticamente todas las interacciones, operaciones y sucesos, incluyendo arranque y parada del sistema.
- Separar la información tributaria de la información confidencial no patrimonial para facilitar el acceso directo de la Administración tributaria a los datos tributarios.
Además, los sistemas de facturación deberán incluir datos específicos como el número de identificación fiscal, nombre completo o razón social del emisor, número y serie de la factura, fecha de expedición y de las operaciones documentadas, tipo de factura (completa o simplificada), descripción general de las operaciones, importación. total, y el régimen de IVA u otros regímenes tributarios aplicables.
Plazo de adaptación y certificación de los programas
Las empresas y desarrolladores tienen plazos específicos para cumplir con estas nuevas exigencias.
- Los desarrolladores de software deberán adaptar sus aplicativos a los requisitos mencionados, para el 29 de julio de 2025.
- Las empresas deberán tener en funcionamiento sus sistemas actualizados para el 1 de julio de 2025. Sin embargo, se espera que la Agencia Tributaria modifique esta obligación para las empresas, ampliando el plazo hasta enero de 2026.
Las empresas deben asegurarse de que su software de facturación cuente con certificación.
Se deberá verificar que el programa de facturación esté certificado, ya que la responsabilidad principal de cumplimiento recae en los desarrolladores, empresas y comercializador de software.
Según la Ley General Tributaria, es infracción para las empresas que usan software no certificado o alterado, por lo que deben adquirir programas que cumplan con la normativa, una responsabilidad del fabricante.
Sanciones por incumplimiento
La normativa establece multas por el uso de sistemas no homologados:
- Para los desarrolladores, la infracción será sancionada con hasta 150.000 € anuales.
- Las empresas que utilicen software sin certificado podrían enfrentarse a sanciones de 50.000 € por ejercicio.
