El uso de software de facturación certificado será obligatorio para todas las empresas a partir del 1 de julio de 2025. Así lo establece la nueva Orden Ministerial publicada el pasado 28 de octubre en el Boletín Oficial del Estado (BOE), que regula los sistemas informáticos de facturación conforme a la Ley Antifraude. Esta normativa exige que los programas aseguren la trazabilidad, integridad y autenticidad de los datos emitidos por empresas y profesionales.
¿Qué establece la nueva Orden Ministerial sobre la facturación?
El objetivo de la nueva regulación es garantizar que los sistemas de facturación no permitan alteraciones ni manipulaciones en los datos tributarios. Para ello, los programas deberán estar diseñados con mecanismos que aseguren:
- La generación automática de registros al emitir una factura.
- La imposibilidad de modificación de los datos una vez generados.
- La trazabilidad y almacenamiento íntegro de toda la información fiscal.
Requisitos que deben cumplir los programas de facturación certificados
Para ser considerados legales, los sistemas informáticos deben cumplir con los siguientes puntos clave:
Integridad e inalterabilidad de los registros
Los programas deben impedir cualquier modificación posterior de los registros, tanto interna como externamente. Se busca asegurar la veracidad de los datos.
Registro automático de eventos del sistema
Deben mantener un log de eventos que documente operaciones como arranque, apagado, generación y emisión de facturas.
Trazabilidad de los procesos
Cada paso en la creación de la factura debe quedar registrado, permitiendo reconstruir el historial de emisión de manera precisa.
Datos obligatorios que deben incluir las facturas
Toda factura emitida deberá contener:
- Nombre o razón social del emisor
- Número de identificación fiscal (NIF)
- Número y serie de la factura
- Fechas de expedición y operación
- Tipo de factura (completa o simplificada)
- Descripción de las operaciones
- Importe total
- Régimen de IVA u otros tributos aplicables
Fechas clave para la adaptación y certificación
- Empresas: deberán tener sus sistemas adaptados y en funcionamiento antes del 1 de julio de 2025 (plazo que podría ampliarse hasta enero de 2026).
- Desarrolladores de software: deberán cumplir con la normativa antes del 29 de julio de 2025.
- Es obligatorio que los programas estén c
- por el desarrollador y homologados por la Agencia Tributaria.
Consecuencias legales y sanciones por incumplimiento
Las sanciones por incumplimiento de la normativa son considerables:
- Desarrolladores que comercialicen software no certificado: multa de hasta 150.000 € anuales.
- Empresas que utilicen sistemas no homologados: sanción de hasta 50.000 € por ejercicio.
- Estas infracciones están contempladas en la Ley General Tributaria, por lo que su cumplimiento es responsabilidad directa tanto del proveedor como del usuario final del software.
Conclusión: adapta tu empresa al software de facturación certificado
La entrada en vigor de esta normativa supone un cambio importante en la gestión de facturas. Adaptarse al uso de software de facturación certificado no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia y seguridad de los procesos contables.
Cumplir con estos requisitos desde ahora evitará problemas futuros, posibles sanciones y garantizará que tu negocio esté alineado con los estándares exigidos por la Agencia Tributaria.
Desde RS BIZ, te recomendamos:
- Realizar una auditoría interna de tus sistemas actuales.
- Contactar con tu proveedor tecnológico para verificar que el software cumple los requisitos técnicos exigidos.
- Formar a tu equipo administrativo sobre el nuevo funcionamiento del sistema.
Invertir a tiempo en tecnología certificada es clave para prevenir sanciones y garantizar el cumplimiento normativo en tu empresa.
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