El registro horario digital vuelve a situarse en el centro del debate laboral. Aunque su aprobación se esperaba para julio de 2026, el proyecto de Real Decreto no llegó finalmente al Consejo de Ministros y su tramitación se retomará previsiblemente en septiembre. Para las empresas, el aplazamiento no elimina la obligación de registrar diariamente la jornada, pero sí abre un margen para revisar si sus sistemas actuales cumplen con las exigencias vigentes y pueden adaptarse a los cambios que previsiblemente llegarán.
Actualmente, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada y a conservar los registros durante cuatro años. Por eso, antes de anticipar decisiones, conviene distinguir qué exige hoy la normativa, qué puede cambiar con el nuevo Real Decreto y cómo prepararse con criterio.
En este artículo analizamos qué exige actualmente la normativa, qué puede cambiar con el nuevo Real Decreto y qué deberían revisar las empresas antes de que avance su tramitación.
El registro horario digital todavía no es obligatorio
Por el momento, la obligación de utilizar un sistema digital de fichaje no forma parte de la normativa vigente. El proyecto de Real Decreto continúa en tramitación y su contenido definitivo podría experimentar ajustes antes de su aprobación.
Mientras tanto, las empresas deben seguir aplicando las obligaciones actuales en materia de registro horario, sin necesidad de adaptar todavía sus sistemas a los requisitos previstos en el borrador.
Septiembre es una previsión de tramitación, no una fecha de entrada en vigor
Esta distinción es especialmente relevante para las empresas. Que el Gobierno prevea llevar el proyecto al Consejo de Ministros en septiembre no significa que todas las empresas tengan que disponer de un sistema digital el 1 de septiembre.
Para conocer sus efectos reales habrá que atender al texto definitivo, a su publicación oficial y al régimen transitorio que finalmente se apruebe.
De hecho, uno de los puntos que ha generado debate ha sido precisamente el plazo concedido a las empresas. Economía planteó un periodo de un año para las pymes, mientras que desde Trabajo se ha defendido un plazo de seis meses. Estas propuestas no deben confundirse con un plazo legal vigente.
Qué normativa está vigente actualmente
La obligación vigente se recoge en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, incorporado mediante el Real Decreto-ley 8/2019.
La norma establece que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Además, los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Qué exige hoy la ley sobre el registro de jornada?
La incertidumbre sobre el futuro formato digital no modifica las obligaciones actuales. Mientras el nuevo Real Decreto continúa en tramitación, las empresas deben asegurarse de que su sistema de registro permite acreditar la jornada diaria, conservar la información durante el plazo exigido y ponerla a disposición cuando corresponda.
Por ello, más allá del soporte utilizado, conviene revisar si el procedimiento actual ofrece garantías suficientes desde el punto de vista laboral, documental y organizativo.
Registro diario de inicio y finalización de jornada
Todas las empresas deben disponer de un sistema que permita acreditar diariamente la jornada realizada por su plantilla, de acuerdo con las particularidades de su organización y con las reglas aplicables en su convenio colectivo.
El objetivo no es simplemente disponer de una hoja, una aplicación o cualquier otro soporte, sino contar con un sistema capaz de acreditar de forma fiable las horas efectivamente registradas. Por tanto, el foco debe situarse en la capacidad del procedimiento para ofrecer registros completos, fiables y disponibles cuando sean requeridos.
Conservación de los registros durante cuatro años
La obligación de conservar la información durante cuatro años es especialmente relevante desde el punto de vista de gestión documental. No basta con registrar la jornada cada día.
En organizaciones con varios centros, elevada rotación o un volumen importante de trabajadores, esta obligación puede convertirse en un reto operativo si los registros están dispersos entre documentos, correos electrónicos, hojas de cálculo o sistemas independientes.
Organización del sistema y participación de la representación legal
El artículo 34.9 también establece que la organización y documentación del registro se realizará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, mediante decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Por ello, implantar o modificar un sistema de registro horario no debería plantearse exclusivamente como una decisión tecnológica. Debe analizarse cómo encaja con la organización del trabajo, los horarios, las pausas, la distribución de jornada y las particularidades de cada colectivo.
Infografía sobre el proceso de cumplimiento del registro de jornada laboral en las empresas. Resume en cinco pasos cómo gestionar correctamente el registro horario: registro diario, conservación de datos durante cuatro años, organización y consulta, verificación del sistema y adaptación a la empresa.
¿Por qué se ha retrasado el registro horario digital?
El aplazamiento del registro horario digital responde, principalmente, a la necesidad de ajustar el texto normativo tras las objeciones recibidas durante su tramitación. En marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico sobre el proyecto de Real Decreto, señalando cuestiones relacionadas, entre otros aspectos, con su impacto económico, encaje jurídico, desarrollo técnico y protección de datos.
El dictamen no convierte por sí mismo el proyecto en una norma inexistente ni establece que la reforma sea definitivamente descartada, pero sí obligó a revisar su planteamiento.
Las objeciones al proyecto de Real Decreto
Uno de los debates centrales gira alrededor del equilibrio entre una mayor capacidad de control sobre la jornada y la carga que la nueva regulación puede generar para las empresas. El reto es especialmente relevante para las pymes, que pueden disponer de menos recursos internos para adaptar sus procedimientos laborales y tecnológicos.
También adquieren importancia cuestiones relacionadas con la protección de datos, la fiabilidad de los sistemas y la forma en que las empresas deberán garantizar que la información registrada sea adecuada y pueda ser consultada cuando corresponda.
Las diferencias sobre el periodo de adaptación
El periodo de adaptación será otro elemento clave cuando se publique definitivamente la norma. Las propuestas conocidas hasta ahora han contemplado plazos diferentes para facilitar la implantación, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, ninguno de estos plazos debe considerarse actualmente definitivo.
En este contexto, conviene evitar planificaciones basadas en escenarios todavía provisionales. La prioridad debería ser reforzar el cumplimiento actual y preparar procesos que puedan evolucionar con seguridad cuando se conozca la regulación definitiva.
¿Qué puede cambiar con el nuevo registro horario digital?
Aunque el contenido definitivo puede sufrir modificaciones antes de su aprobación, el proyecto persigue avanzar hacia un modelo de registro digital con mayores garantías de trazabilidad, fiabilidad y accesibilidad.
Esto puede tener un impacto significativo en empresas que todavía gestionan la jornada mediante procedimientos manuales.
Digitalización y trazabilidad de los registros
El futuro sistema busca reforzar la capacidad de acreditar cuándo se produce cada registro y reducir las posibilidades de alteración posterior. Esto supone que las empresas deberán prestar atención no solo al dispositivo utilizado para fichar, sino también a cómo se almacenan, gestionan y consultan los datos.
La digitalización, por tanto, no debería entenderse únicamente como sustituir una hoja de papel por una aplicación.
Mayor control y accesibilidad de la información
Uno de los objetivos de la reforma es facilitar el control de la jornada y mejorar el acceso a la información registrada. Para una empresa con varios centros de trabajo, empleados desplazados o modelos híbridos, disponer de información centralizada puede mejorar considerablemente la gestión laboral.
Además, permite relacionar el registro horario con otros procesos internos: gestión de vacaciones, ausencias, horas extraordinarias, incidencias y elaboración de nóminas.
Protección de datos y garantías para las empresas
La implantación de herramientas digitales también obliga a prestar atención a la protección de datos personales.
No todos los sistemas de control horario son equivalentes. Antes de seleccionar una solución, la empresa debería analizar aspectos como el tratamiento de los datos, los perfiles de acceso, la conservación de la información, la seguridad y las funcionalidades de trazabilidad. El cumplimiento laboral y la protección de datos deben abordarse conjuntamente.
Qué deberían revisar las empresas antes de septiembre
Este margen puede aprovecharse para revisar el funcionamiento real del registro horario dentro de la empresa: si se aplica de forma homogénea, si las incidencias quedan documentadas, si la información se conserva correctamente y si el sistema podrá responder a mayores exigencias de trazabilidad, conservación y accesibilidad.
El sistema actual de registro
El primer paso consiste en comprobar si el sistema utilizado actualmente permite cumplir adecuadamente con las obligaciones vigentes.
Conviene revisar:
- Si toda la plantilla registra diariamente su jornada.
- Si quedan documentadas las horas de inicio y finalización.
- Cómo se gestionan las incidencias o fichajes olvidados.
- Cómo se conservan los registros durante cuatro años.
- Quién tiene acceso a la información.
- Cómo se facilita la información cuando corresponde.
- Si existen diferencias entre la jornada registrada y la jornada prevista.
En empresas con varios centros o diferentes colectivos, esta revisión debería realizarse por perfiles y centros, no únicamente a nivel general.
Las incidencias, pausas y horas extraordinarias
Un buen sistema de registro no consiste únicamente en recoger dos horas. Es necesario definir qué sucede cuando un trabajador olvida fichar, realiza horas extraordinarias, modifica excepcionalmente su horario o trabaja bajo un modelo flexible.
También conviene revisar las reglas aplicables a pausas y descansos y comprobar que los criterios internos sean coherentes con la normativa y el convenio colectivo correspondiente.
Desde RSBiz observamos que muchas incidencias no proceden del sistema tecnológico, sino de la falta de procedimientos internos claros. Cuando RRHH, responsables de equipo y trabajadores no comparten los mismos criterios, el registro puede convertirse en una fuente recurrente de errores.
Convenios colectivos y organización interna
Antes de adoptar cualquier solución, es recomendable revisar el convenio colectivo aplicable y las particularidades de cada colectivo.
Una empresa con personal de oficina, comerciales, trabajadores desplazados y equipos con flexibilidad horaria puede necesitar reglas diferentes para determinados procesos, aunque utilice una misma plataforma. Por ello, la elección de una herramienta debe ser posterior al análisis del proceso y no al revés.
El registro horario como parte de una gestión laboral eficiente
El debate sobre el registro horario digital no debería reducirse a la obligación de fichar. Para una empresa, el control adecuado de la jornada proporciona información relevante para gestionar recursos, detectar desviaciones, analizar horas extraordinarias y mejorar la planificación de personal.
Además, el registro horario está directamente relacionado con otros procesos laborales. Las incidencias de jornada pueden tener consecuencias en la gestión de nóminas, la compensación de horas, la organización de turnos o el cumplimiento de los descansos.
Por eso, una gestión eficiente requiere conectar registro horario, gestión laboral y nómina dentro de un mismo modelo de control.
Para las compañías en crecimiento, esta cuestión adquiere todavía mayor importancia. La expansión a nuevos centros, la incorporación de trabajadores, los modelos híbridos o la apertura de nuevas unidades de negocio pueden hacer que un sistema manual deje de ser eficiente.
Por ello, este periodo debería servir para ordenar procesos, reforzar criterios internos y evitar que la adaptación futura dependa únicamente de la elección de una herramienta tecnológica.
