Ser administrador de una empresa implica asumir una serie de obligaciones que van mucho más allá de la representación legal de la sociedad o de la toma de decisiones estratégicas. La legislación española establece deberes de diligencia, lealtad y supervisión cuyo incumplimiento puede generar responsabilidades personales, incluso cuando la sociedad tiene personalidad jurídica propia y limita la responsabilidad de sus socios.
Una de las cuestiones que más preocupa a empresarios y directivos es saber hasta qué punto pueden responder con su patrimonio personal por las deudas, los incumplimientos o las decisiones de la compañía. Aunque la regla general es que las obligaciones corresponden a la sociedad, existen situaciones en las que la actuación del administrador puede dar lugar a reclamaciones directas contra él.
Conocer estas obligaciones y disponer de mecanismos adecuados de control resulta fundamental para prevenir riesgos, especialmente en empresas que atraviesan procesos de crecimiento, reorganización o expansión.
¿Qué significa ser administrador de una empresa y cuáles son sus obligaciones?
El administrador es la persona física o jurídica que tiene atribuida la gestión y representación de una sociedad, de acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y los estatutos sociales.
Su función consiste en dirigir la actividad empresarial, adoptar decisiones, velar por el cumplimiento de las obligaciones legales y proteger los intereses de la sociedad. Estas responsabilidades no desaparecen por delegar determinadas funciones en otros profesionales, departamentos o proveedores externos.
La legislación establece dos deberes fundamentales: diligencia y lealtad.
Deber de diligencia
El artículo 225 de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante también referida como LSC) establece que los administradores deben desempeñar sus funciones con la diligencia de un ordenado empresario.
Esto implica actuar de manera informada, dedicar la atención necesaria a la gestión y adoptar medidas para garantizar una dirección y un control adecuados de la compañía.
En la práctica, este deber exige, entre otras cuestiones:
- Conocer la situación económica y financiera de la sociedad.
- Supervisar la evolución de los ingresos, gastos y obligaciones de pago.
- Asegurar que la contabilidad refleja adecuadamente la actividad empresarial.
- Controlar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
- Evaluar los riesgos jurídicos asociados a las decisiones empresariales.
- Solicitar información suficiente antes de adoptar decisiones relevantes.
El administrador no tiene que ejecutar personalmente todas estas tareas, pero sí debe establecer mecanismos para comprobar que se realizan correctamente.
Una decisión empresarial que produce pérdidas no genera, por sí sola, responsabilidad. El artículo 226 protege la discrecionalidad empresarial en las decisiones estratégicas y de negocio: el deber de diligencia se considera cumplido cuando el administrador actúa de buena fe, sin interés ni beneficio personal en el asunto, con información suficiente y siguiendo un procedimiento de decisión adecuado. Esta protección no comprende las decisiones que afectan personalmente a otros administradores y personas vinculadas, en particular la autorización de las operaciones previstas en el artículo 230.
Deber de lealtad
El artículo 227 establece que los administradores deben actuar de buena fe y en el mejor interés de la sociedad. Este deber implica evitar conflictos de intereses, no utilizar información privilegiada en beneficio propio y no aprovechar oportunidades de negocio de la empresa para obtener ventajas personales.
Por ejemplo, un administrador que utiliza recursos de la sociedad para desarrollar una actividad propia o que interviene en una operación en la que tiene intereses particulares sin respetar las obligaciones legales puede incurrir en responsabilidad.
Obligación de supervisión y control
La diligencia también exige disponer de información fiable sobre las distintas áreas de actividad. Una empresa puede cumplir aparentemente con sus objetivos comerciales y, al mismo tiempo, acumular riesgos por una gestión deficiente de sus obligaciones tributarias, laborales o societarias.
«La responsabilidad del administrador no se limita a las decisiones que adopta directamente. También resulta determinante que disponga de información suficiente y de mecanismos de supervisión y control de prevención que permitan detectar incumplimientos, posibles riesgos y/o contingencias y, actuar a tiempo», explica Raul Solanas, director del Departamento Jurídico de RSBiz.
¿Cuándo puede responder personalmente un administrador?
La responsabilidad limitada de una sociedad mercantil no significa que su administrador esté protegido frente a cualquier reclamación. La Ley de Sociedades de Capital contempla diferentes supuestos en los que puede exigirse responsabilidad personal. Es importante distinguirlos porque no todos responden a los mismos requisitos ni tienen el mismo alcance.
Responsabilidad por daños a la sociedad, los socios o terceros
El artículo 236 LSC establece que los administradores pueden responder frente a la sociedad, los socios y los acreedores sociales por los daños ocasionados mediante actos u omisiones contrarios a la ley, a los estatutos o a los deberes inherentes a su cargo, cuando exista dolo o culpa.
Esta responsabilidad puede derivarse, por ejemplo, de:
- Adoptar decisiones contrarias a la normativa aplicable que ocasionen un perjuicio.
- Incumplir los deberes de diligencia o lealtad.
- Ocultar información relevante para la sociedad.
- Realizar operaciones en conflicto de intereses sin respetar las exigencias legales.
La ley contempla dos vías principales de reclamación:
- Acción social de responsabilidad: busca reparar el daño causado directamente al patrimonio de la sociedad.
- Acción individual de responsabilidad: permite reclamar cuando la actuación del administrador ocasiona un daño directo a los intereses de un socio o de un tercero.
La aprobación de las cuentas anuales o la ratificación de una decisión por parte de la junta general no exime automáticamente al administrador de responsabilidad.
Responsabilidad del administrador de una sociedad por las deudas sociales
Uno de los supuestos más relevantes es el previsto en el artículo 367 de la Ley de Sociedades de Capital.
Como regla general, cuando concurre una causa legal o estatutaria de disolución, los administradores deben convocar la Junta General en el plazo de dos meses para que se acuerde la disolución o, si consta en el orden del día, adopte las medidas necesarias para eliminar la causa. Esta obligación está sujeta a las excepciones del artículo 365.3 relacionadas con la solicitud de concurso y la comunicación judicial de negociaciones para alcanzar un plan de reestructuración.
El incumplimiento del deber de convocatoria o, cuando corresponda, del deber de solicitar la disolución judicial dentro del plazo legal puede generar responsabilidad solidaria por las obligaciones sociales posteriores a la causa de disolución. Para los administradores nombrados posteriormente, el plazo de convocatoria se cuenta desde la aceptación del cargo; si el nombramiento tiene lugar en la junta que no acuerda la disolución o después de ella, la responsabilidad alcanza a las obligaciones posteriores a la aceptación del nombramiento.
El artículo 367.3 excluye esta responsabilidad si, dentro de los dos meses desde la causa de disolución o la aceptación del nombramiento, los administradores comunican al juzgado la existencia de negociaciones con los acreedores para alcanzar un plan de reestructuración o solicitan el concurso de la sociedad. Si no se alcanza el plan, el plazo de dos meses se reanuda cuando la comunicación deja de producir efectos.
Esto significa que determinados acreedores podrían reclamar directamente al administrador el pago de esas obligaciones, siempre que concurran los requisitos legales.
Por tanto, no basta con que la sociedad tenga deudas para que el administrador responda personalmente. Es necesario analizar las circunstancias concretas y el régimen de responsabilidad aplicable.
Responsabilidad tributaria
La responsabilidad del administrador también puede alcanzar al ámbito fiscal. El artículo 43 de la Ley General Tributaria (referida como LGT) contempla supuestos de responsabilidad subsidiaria para los administradores de hecho o de derecho cuando la sociedad haya cometido infracciones tributarias y éstos no han realizado las actuaciones necesarias para cumplir sus obligaciones, o hayan consentido los incumplimientos o incluso hayan adoptado acuerdos que los han posibilitado.
También contempla determinados supuestos relacionados con el cese de actividad de una sociedad que mantiene obligaciones tributarias pendientes.
En consecuencia, el administrador debe asegurarse de que la empresa dispone de mecanismos de prevención adecuados para controlar sus declaraciones, liquidaciones, pagos y obligaciones tributarias.
La supervisión fiscal no debería limitarse a presentar los modelos tributarios dentro de plazo. También debe permitir detectar errores, discrepancias contables y riesgos que puedan generar contingencias futuras.
Responsabilidad derivada de incumplimientos laborales
La gestión de las relaciones laborales también requiere atención por parte del administrador.
La empresa debe cumplir sus obligaciones en materia de contratación, salarios, cotizaciones a la Seguridad Social, altas y bajas de trabajadores y aplicación de la normativa laboral (Convenios).
El incumplimiento de estas obligaciones puede generar sanciones, reclamaciones y responsabilidades para la sociedad. Además, en determinados supuestos previstos legalmente, puede existir derivación de responsabilidad hacia los administradores.
No obstante, es importante precisar que el impago de una nómina o una cotización no convierte automáticamente al administrador en deudor personal. La responsabilidad debe fundamentarse en una norma y en los presupuestos específicos que esta establece.
Responsabilidad del administrador ante las pérdidas y la insolvencia de la empresa
Las dificultades económicas son uno de los escenarios que requieren mayor capacidad de reacción por parte del administrador. Una caída de ingresos, un incremento de los costes laborales, problemas de tesorería/liquidez inmediata/temporal o una acumulación de obligaciones pendientes que pueden comprometer la continuidad de la actividad.
En estas circunstancias, disponer de información contable y financiera actualizada y veraz resulta especialmente importante.
Causas legales de disolución
El artículo 363 de la Ley de Sociedades de Capital recoge diferentes causas legales de disolución. Una de las más relevantes es la existencia de pérdidas que dejen reducido el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, salvo que se aumente o reduzca el capital en la medida suficiente o proceda solicitar la declaración de concurso.
Estas pérdidas obligan a revisar el patrimonio de la sociedad y valorar qué medidas pueden adoptarse al cierre del ejercicio.
Por ejemplo, una empresa con un capital social de 100.000 euros podría encontrarse en causa de disolución si sus pérdidas reducen el patrimonio neto por debajo de 50.000 euros, siempre teniendo en cuenta las excepciones y reglas legales aplicables.
Obligación de convocar la junta general
Como regla general, cuando concurre una causa legal o estatutaria de disolución, los administradores deben convocar la Junta General en el plazo de dos meses. El artículo 365.3 exceptúa este deber cuando se ha solicitado en debida forma el concurso de acreedores de la sociedad o se ha comunicado al juzgado competente la existencia de negociaciones con los acreedores para alcanzar un plan de reestructuración (o con la declaración de preconcurso). En este último caso, la convocatoria deberá realizarse en los dos meses siguientes a la finalización de los efectos de la comunicación, si persiste la causa de disolución.
La junta podrá acordar la disolución o adoptar las medidas necesarias para eliminar la causa, cuando sea posible.
¿Qué ocurre cuando existen varios administradores?
La responsabilidad también depende de cómo esté organizado el órgano de administración.
En una sociedad puede existir un administrador único, varios administradores solidarios, administradores mancomunados o un Consejo de Administración.
El artículo 237 establece, como regla general, la responsabilidad solidaria de todos los miembros del órgano de administración que hubiera adoptado el acuerdo o realizado el acto lesivo, salvo quienes acrediten los requisitos legales de exoneración.
Para quedar exento, el administrador debe probar que no intervino en la adopción y ejecución del acuerdo o acto y que, además, desconocía su existencia o, si la conocía, hizo todo lo conveniente para evitar/prevenir el daño o, al menos, se opuso expresamente. Por tanto, la mera falta de participación no basta para excluir la responsabilidad.
Por ello, formar parte de un órgano colegiado no elimina la necesidad de supervisar las decisiones y dejar constancia de las discrepancias cuando corresponda.
Responsabilidad del administrador de hecho
La responsabilidad no se limita a quienes aparecen formalmente inscritos en el Registro Mercantil. La Ley de Sociedades de Capital también contempla la figura del administrador de hecho: una persona que, sin ostentar formalmente el cargo o incluso después de haber cesado, ejerce efectivamente funciones propias de administración o dirige la actuación de los administradores formales.
Esta figura resulta especialmente relevante en empresas familiares o grupos empresariales en los que una persona puede seguir tomando decisiones determinantes sin figurar oficialmente como administrador (valorar tema de apoderados).
Cómo prevenir la responsabilidad personal del administrador
La mejor forma de reducir los riesgos consiste en establecer una estructura de gestión que permita anticipar problemas y acreditar que las decisiones se adoptan con información suficiente.
Desde una perspectiva empresarial, conviene prestar atención a cuatro ámbitos:
- Supervisión financiera y contable
Disponer de información actualizada sobre patrimonio neto, tesorería, endeudamiento, resultados y previsiones permite identificar desequilibrios antes de que se conviertan en situaciones críticas.
- Control fiscal
Revisar/comprobar las obligaciones tributarias, los plazos de presentación, la coherencia entre contabilidad y fiscalidad y las posibles contingencias reduce el riesgo de incumplimientos.
- Gestión laboral
Supervisar las nóminas, las cotizaciones, la contratación y las obligaciones con los trabajadores permite prevenir conflictos y responsabilidades derivadas de una gestión laboral inadecuada.
- Supervisión jurídica y societaria
Mantener actualizados los libros societarios, las actas, los acuerdos, los poderes y las obligaciones mercantiles facilita una toma de decisiones ordenada y documentada.
En empresas con varias sociedades, centros de trabajo o redes de franquicias, esta coordinación adquiere todavía más importancia. El crecimiento puede incrementar la complejidad administrativa y multiplicar los puntos de riesgo si no existe una estructura de control adecuada.
«Una gestión empresarial sólida requiere conectar la información financiera, fiscal, laboral y jurídica. Cuando estas áreas trabajan de forma coordinada, la dirección dispone de una visión más completa de la compañía y puede tomar decisiones con mayor seguridad», señala Raul Solanas.
Una gestión diligente para anticipar riesgos
La prevención empieza por disponer de información fiable, supervisar el cumplimiento de las obligaciones y actuar a tiempo ante las señales de dificultad.
Responsabilidad Penal
No podemos obviar en este contexto lo que regula el Artículo 31 Bis del Código Penal el cual establece que las personas jurídicas pueden ser penalmente responsables de los delitos cometidos, en nombre y/o por cuenta de las mismas, o en su beneficio por el Administrador o por quienes actúen como representantes legales de la misma. A los efectos de exonerar de responsabilidad a las entidades se requiere que el órgano de Administración haya ejecutado y implementado las medidas necesarias de vigilancia ay control previos idóneos par prevenir dichos delitos.
Así pues, resulta imprescindible tomar las medidas de control y prevención previas con la supervisión del funcionamiento y cumplimiento de la legalidad vigente.
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